Een gedeelde agenda voor je familie

Waarom je eigen agenda hier niet voor werkt

In jouw agenda staat wat jij moet doen. In een familieagenda staat wat er in de familie gebeurt, en dat is bijna altijd van iemand anders. Zet je dat in je werkagenda, dan verdwijnt de verjaardag van je nichtje tussen de vergaderingen — en de rest van de familie ziet hem sowieso niet.

Daar komt bij dat het meeste elk jaar terugkomt: verjaardagen, trouwdagen, de dag dat jullie altijd bij elkaar zijn. Dat is precies het soort ding dat je één keer wilt invoeren en daarna nooit meer aanraken.

De vier manieren, en wat ze waard zijn

1. Afspreken in de groepsapp

Zo gaat het in de meeste families, en voor "wie kan zaterdag?" werkt het prima.

Het probleem is dat een afspraak in een gesprek geen afspraak blijft. Hij wordt gemaakt, er komen twintig berichten overheen, en een week later weet niemand meer of het nou half drie of half vier was. Er is geen plek om het na te kijken — alleen terugscrollen. En wie er die dag niet bij was in de app, hoort het niet.

Goed voor: iets voor deze week regelen. Niet voor: het onthouden.

2. Een gedeelde agenda in Google Agenda of iCloud

Dit is de nette oplossing, en technisch klopt hij: de afspraken staan op één plek, iedereen ziet ze, en ze komen mee op je telefoon.

Alleen moet iedereen dan bij dezelfde partij zitten en weten hoe je een agenda deelt — en dat is het punt waar de meeste families stranden. In de praktijk zetten twee mensen hem op en gebruiken de rest hem nooit. Dat de gegevens buiten Europa staan, weegt hier lichter dan bij foto's, maar het is wel het geval.

Goed voor: een klein, handig gezelschap. Niet voor: een familie van drie generaties.

3. De kalender aan de muur

Onverslaanbaar op één punt: je loopt er langs zonder dat je iets hoeft te openen. In veel families hangt hij er niet voor niets nog steeds.

Maar hij hangt bij één iemand thuis, en iedereen die daar niet komt, weet van niets.

Goed voor: het huishouden. Niet voor: de familie erbuiten.

4. Een besloten familiepagina

Eén agenda die van de familie zelf is, naast de foto's en de berichten, zodat je er niet apart iets voor hoeft te openen. Dat is wat wij maken, dus weeg het mee zoals je een verkoper weegt.

Bij ons staan verjaardagen er vanzelf in zodra iemand zijn geboortedatum invult — je voert ze nooit in en je vergeet ze niet meer. Wie er zondag bij opa langsgaat, zet zijn naam bij die dag, zodat je in één oogopslag ziet of het al vol is. Onze servers staan in de Europese Unie, er is geen algoritme dat de volgorde bepaalt, en er komt niets tussen dat je niet gevraagd hebt.

Goed voor: verjaardagen en bezoek, voor iedereen zichtbaar. Niet voor: je eigen werkweek plannen.

De twee dingen die het vaakst misgaan

Een verjaardag die je te laat ziet

Bijna niemand vergeet een verjaardag omdat hij hem niet wist. Je ziet hem te laat: op de dag zelf, als de kaart niet meer aankomt. Wat helpt is niet nog een herinnering, maar één plek waar ze allemaal al staan zonder dat iemand ze heeft ingevoerd.

Zondag, en niemand weet wie er komt

Bij bezoek aan een ouder of grootouder gaat het zelden om de datum en bijna altijd om de verdeling. Vier kinderen die allemaal denken dat de ander wel gaat, of allemaal op dezelfde zondag. Dat los je op door zichtbaar te maken wie zich al heeft opgegeven — niet door beter af te spreken.

Waar je op moet letten

• Komen verjaardagen er vanzelf in? Anders voert iemand ze één keer in en zijn ze over twee jaar niet meer bijgewerkt.
• Kan iedereen erbij, ook zonder account bij een groot bedrijf? Een agenda die de helft van de familie niet opent, is geen gedeelde agenda.
• Waar staan de gegevens? Binnen de Europese Unie geldt dezelfde privacywet als hier. Een familieagenda zegt wie er wanneer niet thuis is, en dat is gevoeliger dan het lijkt.
• Zie je ook wie er komt, en niet alleen wat er is? Voor bezoek is dat het halve werk.

Veelgestelde vragen

Moeten we alle verjaardagen overtikken?

Bij ons niet. Iedereen vult zijn eigen geboortedatum in — of laat het leeg, dan staat er niets — en de agenda doet de rest, elk jaar opnieuw.

Werkt dit ook als niet iedereen een smartphone heeft?

Bij ons wel: er is geen app en geen wachtwoord, je opent een link uit je mail. Zie ook foto's delen met opa en oma, waar dat uitgebreider staat.

Kan ik hem in mijn eigen agenda zetten?

Nee. Onze agenda staat op de familiepagina zelf, naast de berichten en de foto's, en loopt niet mee in Google Agenda of Apple Agenda. Dat is een bewuste keuze en niet voor iedereen de goede: wie alles in één agenda wil, is bij een gedeelde agenda hierboven beter af.

Wie mag er iets in zetten?

Iedereen in de familie. Een agenda die maar door één iemand bijgehouden wordt, klopt precies zo lang als die ene persoon tijd heeft.